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Wie das Hotel Edelweiss sein Geld plötzlich mit Gutscheinen verdient.

Es war der 01.04.2022 als Irmgard Wiener, Gastgeberin im Hotel Edelweiss in Zürs, den Newsletter von HotelNetSolutions las und die ersten Blicke über das neue VoucherBooking 3 schweifen lies. Sofort war für sie klar: „Das brauchen wir für unser exklusives Hotel Edelweiss in Zürs auch.“ Das Vorgängermodell VoucherBooking 2 wurde bereits 2019 eingerichtet. Bislang war es allerdings lediglich über das regionale Tourismusbüro im Einsatz, da sich die neue Website noch in Entwicklung befand.

Doch das Hotelteam sollte überrascht werden. Vor allem der Gutschein für das Sharing Menü – für derzeit 119,00 € pro Person – wird sehr gerne gekauft. „Es passiert gar nicht mal so selten, dass die Beschenkten – aus der (näheren) Umgebung – zur Einlösung des Gutscheins einfach noch eine Nacht im Hotel auf eigene Kosten buchen, um es sich mal so richtig gut gehen zu lassen.“, berichtete Irmgard Wiener weiter. Zusatzverkäufe lassen sich also längst nicht mehr auf die Gäste im Hotel beschränken: ein toller Nebeneffekt, den der Verkauf von Gutscheinen bietet.

Arbeitserleichterung auf der ganzen Linie

Und noch einen großen Vorteil bietet VoucherBooking 3 für das Hotel Edelweiss: Die Gäste des Hotels freuen sich auf den Aufenthalt in den Bergen und berichten in ihrem Familien- und Freundeskreis bereits im Vorfeld davon. Immer wieder erhält das Hotel Anfragen von Angehörigen der Gäste, die ihren Lieben den Aufenthalt im Hotel Edelweiss mit einer geschenkten Massage oder einer anderen Annehmlichkeit noch etwas schöner gestalten möchten. Früher mussten teils längere Beratungsgespräche geführt werden, gefolgt von der Erstellung, Abrechnung und dem Versand eines Gutscheins. Das war bisher ein großer Aufwand für das Hotelteam, das aus einem Stamm von vier Mitarbeitenden besteht und lediglich in den Wintermonaten von Saisonkräften unterstützt wird. Nun können sie die Interessierten an den Onlineshop verweisen.

Dort informieren sie sich ganz in Ruhe über die Angebote und haben die Möglichkeit, ihren (personalisierten) Gutschein direkt zu bestellen und auszudrucken. „Unsere Saisonkräfte sind immer nur kurz bei uns. Um gar nicht erst Berührungsängste in Verbindung mit der Software aufkommen zu lassen, sind wir daher auf intuitive Softwarelösungen und einen guten Support angewiesen, der uns bei Fragen und Herausforderungen schnell und zielorientiert unterstützt. Beides finden wir bei HotelNetSolutions, so dass wir froh sind, mehrere uns unterstützende Produkte aus einer Hand zu erhalten. Schon mit der OnePageBooking haben wir sehr gute Erfahrungen in dieser Hinsicht gemacht.“, so Irmgard Wiener.

Für Hotels, die über das ganze Jahr so gut aufgestellt sind, dass sie die Gutscheinbuchung für die Kund:innen direkt vornehmen können und wollen, bietet VoucherBooking 3 die Möglichkeit zur „Backendbuchung“. Mit Hilfe dieser Funktion können Mitarbeitende einen DIN A4 Gutschein schnell und einfach über das Backend von VoucherBooking erstellen und mit wenigen Klicks im Hotel vor Ort ausdrucken und überreichen oder per E-Mail versenden.

Schnelle und einfache Implementierung dank selbsterklärender Einstellungsmöglichkeiten

Die Implementierung von VoucherBooking 3 kann mitunter recht schnell ablaufen. Nachdem alle Formalitäten geklärt sind und das Design aufgesetzt wurde, erhalten Neukund:innen eine dreistündige Schulung. Kund:innen, die von VoucherBooking 2 auf 3 wechseln, bekommen eine einstündige Einweisung in die neue Version. Wie lange die Hotels anschließend für die Pflege des Systems benötigten, ist sehr individuell. Im Schnitt werden dafür ein bis zwei Wochen angesetzt. Wechselkund:innen haben den Vorteil, dass ihre bereits angelegten Gutscheine automatisch in die neue Version übernommen werden. Einige Anpassungen im System sind wegen neuer Einstellungsmöglichkeiten und der veränderten Optik des Shops dennoch erforderlich.

Irmgard Wiener ging ihr Wechselprojekt sehr offen an: „Ich selbst habe keine Berührungsängste mit neuen Systemen: Ausprobieren und eingreifen, wenn etwas nicht auf Anhieb funktioniert, ist meine Vorgehensweise. Wichtig ist, dass wir solche Projekte immer in Zeiten angehen, in denen es im Hotel ruhiger ist, vorzugsweise während der Schließzeit zwischen April und Oktober. Mit dem Shop haben wir ein kleines Experiment gewagt und die Einrichtung kurz nach der Öffnung des Hotels begonnen, denn wir wollten ihn noch vor Weihnachten live nehmen. Das hat, vor allem dank der intuitiven Einstellungsmöglichketen, sehr gut geklappt.“

Genau das brauchen wir für unsere Gäste: Ein exklusives Design für unser exklusives Hotel.

VoucherBooking 3 bietet vielfältige Möglichkeiten für die Gestaltung der Gutscheine: Von einem klassischen DIN A4 Ausdruck – der auch in VoucherBooking 2 schon verfügbar war und vom Hotel individuell gestaltet werden kann – bis hin zu den neuen Bastelgutscheinen und den innovativen Smartvouchern, sollte für jede und jeden etwas dabei sein. Je nach Einstellung kann der Gutschein direkt nach dem Kauf zur Verfügung gestellt oder nach bestätigtem Zahlungseingang manuell vom Hotelteam verschickt werden. Der DIN A4 Gutschein kommt wahlweise per E-Mail oder Post bei den Kaufenden an, die Bastel- und Smartvoucher erhalten die Kund:innen digital per E-Mail.

„Neben der modernen Optik haben mir vor allem diese Bastelgutscheine die Entscheidung für VoucherBooking 3 leicht gemacht: Die Faltvorlagen, die teilweise von den Kaufenden noch ausgeschnitten und geklebt werden müssen, sehen toll aus. Sie können außerdem mit einem eigenen Foto bestückt werden und sind einfach etwas Besonderes“, erzählte Irmgard Wiener begeistert. Auch von den Bestellenden wird diese Option gut angenommen. Die klassischen DIN A4 Vorlagen bietet das Hotel Edelweiss aktuell nicht an, somit werden fast alle Gutscheine als Bastelgutscheine verkauft. Etwa jeder zehnte Gutschein wird als Smartvoucher bestellt. Es ist jedoch davon auszugehen, dass die Relevanz von Smartvouchern sehr stark vom Hotelprodukt und dessen Zielgruppe abhängig ist.

Interesse geweckt? – Neugierde schüren mit VoucherBooking 3

À propos Zielgruppe: Der wahrscheinlich brisanteste Gutschein im Hotel Edelweiss ist der Gutschein „Partytime im Flexenhäusl: Gutschein für 4x Fondue Chinoise & 1 Flasche Laurent Perrier Cuvée Magnum im legendären Flexenhäusl mit Peters Party Programm. Wer sich erinnern kann, war nie dabei!“. Irmgard Wiener verriet, dass der Gutschein bisher noch nicht verkauft wurde, allerdings sei er hauptsächlich eingestellt worden, um generell auf das Angebot hinzuweisen – auch dafür kann VoucherBooking 3 genutzt werden. Für alle, die nun neugierig geworden sind: Gastgeber Peter und sein Team begeistern mit ihrem Entertainment Programm rund 35 Gäste pro Abend. In der Regel ist das Flexenhäusl schon Wochen im Voraus ausgebucht. Auch die Mitarbeitenden des Hotel Edelweiss kommen einmal jährlich (in der Regel für die Weihnachtsfeier) in den Genuss dieses Angebotes, da es den Verantwortlichen des Betriebes wichtig ist, dass das Team alle Angebote des Hotels kennt und so die Gäste vor Ort gut beraten kann.

Was steht als nächstes an?

Neue Systeme bedürfen in der Regel auch nach dem Launch noch der ein oder anderen Weiterentwicklung. Eine der nächsten ToDos für HotelNetSolutions ist es, die in VoucherBooking 3 gekauften Gutscheine auch auf OnePageBooking 5 und 6 einlösbar zu machen. Und im Hotel? Nach dem Projekt ist vor dem Projekt: Irmgard Wiener wird sich nun wieder vermehrt dem Thema der Implementierung eines Revenue Management Konzepts widmen – weil es die Zeit erfordert, wie sie sagt: „Schwankende Nachfrage, steigende Kosten für Mitarbeitende – vor allem an den Wochenenden – es gibt vielfältige Gründe, weshalb es Zeit wird, sich mit dem spannenden Thema Revenue Management auseinanderzusetzen.“

Wir bedanken uns bei Irmgard Wiener für die tolle Zusammenarbeit der letzten Jahre sowie für ihre Zeit für das gemeinsame Interview. Es freut uns zu hören, wenn Kund:innen mit unseren Produkten und Leistungen zufrieden sind. Genau daran möchten wir auch in Zukunft anknüpfen.

Ein Tipp von Irmgard Wiener: HotelNetSolutions veranstaltet in regelmäßigen Abständen kurze einstündige Webinare zu bestimmten Themen. „In diesen kurzen Sessions lernt man meist viel mehr als in ewig langen und thematisch sehr aufgeladenen Schulungen. Die eine Stunde kann man sich gut blocken und nicht selten gehe ich inspiriert oder zumindest mit aufgefrischtem Wissen aus den Terminen.“, berichtete sie.

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Das Hotel Edelweiss in Zahlen, Daten, Fakten:

Bild-Quelle: Hotel Edelweiss