Ein Beitrag von
Julia Schäfer

Wie eine alte, geschichtsträchtige Villa zu einer modernen Schnittstellenlösung im Hotel führte… und was Friedrich Schiller mit Hotelsoftware zu tun hat.

Es war 2021 als Familie Wiese das Angebot bekam, eine benachbarte Villa zu übernehmen, um sie als Event Location in ihren bereits bestehenden Hotelbetrieb mit 47 Zimmern und 3 Tagungsräumen zu übernehmen. Die Villa war es, die den Stein des Umdenkens hinsichtlich der genutzten Softwarelösungen ins Rollen brachte.

So begann das Großprojekt der Familie Wiese: Die Villa wurde herausgeputzt. Es wurde renoviert, restauriert, mit viel Liebe zum Detail dekoriert und so entstand eine traumhaft schöne Event Location, deren Mauern in Zukunft von unvergesslichen Hochzeitsfeiern, inspirierenden Tagungen und zauberhaften Events berichten werden.

Eine geschichtsträchtige Villa als innovative und moderne Eventlocation

Doch nicht nur handwerklich war allerhand zu tun, nicht nur optisch veränderte sich das Gebäude. Auch organisatorisch war einiges zu bedenken und anzupacken. Während die Villa – dank der unerschöpflichen Kreativität und dem herausragenden Geschmack von Claudia Wiese – von Tag zu Tag schöner und moderner wurde, arbeitete Hartmut Wiese mit seinem Team im Hotel daran, die Villa auch technisch modern aufzustellen. In Zukunft sollen das Hotel und die Event Location über ein einziges System verwaltet werden können, obwohl sie an zwei unterschiedlichen, wenn auch benachbarten, Standorten stehen.

„Wir brauchten eine Möglichkeit beide Häuser, das Romantik Hotel am Brühl […] und das LeMariage, so zu verbinden, dass von den unterschiedlichen Standorten die Kassensysteme, Gästeverwaltung, Tagungssteuerung, F&B-Bereich sowie die ganze Gastbetreuung abgebildet werden kann. Und das mit möglichst vielen schon bestehenden Schnittstellen zu unseren bereits angebundenen Partnern.“

Vor allem die Schnittstelle zu HotelNetSolutions war dabei besonders wichtig. Sowohl der Channel Manager als auch die conversionstarke OnePageBooking für die Direktbuchung der Hotelzimmer sollten nämlich weiter genutzt werden können. Da der bisherige Dienstleister keine Cloud-Version anbieten konnte und eine VPN-Verbindung zu viele Einschränkungen mit sich gebracht hätte, begab sich Hartmut Wiese auf die Suche nach einem neuen geeigneten Partner.

Es musste eine moderne und kompetente Cloudlösung werden

Nach vielen Recherchen und Gesprächen – denn schließlich ist so eine Systemumstellung mit einem enormen Aufwand verbunden – entschied sich Familie Wiese dazu, für den weiteren Weg Guestline als neuen Partner ins Boot zu holen. Dank der Schnittstellen zu vielen, im Hotel genutzten Systemen (u.a. Straiv, Rateboard, Myhotelshop, Customer Alliance, Gastronovi), stellte sich der Hotelsoftwareanbieter aus Großbritannien als optimaler Partner heraus. Allerdings bestand bis dahin noch keine Schnittstelle zwischen HotelNetSolutions und Guestline, sodass Hartmut Wiese sich kurzerhand dazu entschloss als erster Pilotkunde mit der neuen Schnittstelle live zu gehen.

Etwa acht Wochen Umstellungsphase wurden in der eher ruhigen Corona-Zeit eingeplant. So konnte gewährleistet werden, dass die Gäste weiterhin einen reibungslosen Ablauf im Hotel erleben konnten und dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genügend Zeit hatten, sich mit dem neuen System vertraut zu machen. Letzteres war vor allem aufgrund der generell angespannten Personalsituation im Gastgewerbe besonders wichtig. Es sollte kein Mitarbeiter und keine Mitarbeiterin wegen einer Systemumstellung verloren werden:

„Die Ankündigung einer PMS-Umstellung haben wir insgesamt ca. 15 Monate geplant, Mitarbeiter informiert und immer wieder mit den Vorzügen einer Cloudlösung vorgestellt. […] Dank der Trainerunterstützung für 5 Tage vor Ort seitens Guestline konnten alle Mitarbeiter „ins Boot“ geholt werden und in individuellen Schulungen und Erklärungen wurde die Angst der Umstellung immer weniger.“

So konnte auch der letzte Funken Sorge, der mit einer solchen Systemumstellung immer einhergeht, zum Verglimmen gebracht werden. Unterstützt wurden Hartmut Wiese, sein Team und die Trainer von Guestline durch je eine Projektleitung seitens Guestline und HotelNetSolutions. Natürlich „ruckelt“ es bei der Inbetriebnahme einer nagelneuen Schnittstelle anfangs immer ein wenig, aber dank der guten Zusammenarbeit beider Systempartner stand die Schnittstelle innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung. Hilfreich war in dieser Phase auch, dass den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Hotel die Software von HotelNetSolutions aufgrund der langjährigen Partnerschaft bestens vertraut war. Somit war es möglich, dass das System während einer kurzen Übergangszeit und ohne viele Erklärungen vom Hotel ganz autark genutzt werden konnte.

Stillstand bedeutet Rückschritt

Schon Friedrich Schiller sagte: „Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit“. Hartmut Wiese verpackte diese Wahrheit in seinen eigenen Worten: „Stillstand bedeutet Rückschritt“. Das wollte er auf keinen Fall. Zweifelsfrei erfordern ein Systemwechsel und das Erschaffen einer Event Location mitten in einer Pandemie Mut. Doch genau dieser sollte belohnt werden. Nun werden das Romantik Hotel am Brühl und LeMariage in der Gästeverwaltung, der Abrechnung und in der Organisation von Bankettveranstaltungen durch die hochmoderne Hotelsoftware von Guestline unterstützt. Geplant ist, zukünftig auch den Wareneinkauf und die Lagerverwaltung über Guestline abzuwickeln. Die Preisgestaltung erfolgt nach wie vor im Yieldsystem von Rateboard, welches mit einer Schnittstelle an Guestline angebunden ist. In Sachen Channel Management und Internet Booking Engine vertraut Familie Wiese weiterhin auf den langjährigen Partner HotelNetSolutions. Mit OnePageBooking hat das Unternehmen eine Buchungsmaschine erschaffen, die gar keine Maschine sein möchte. Vielmehr bietet sie den Gästen eine Möglichkeit, das Hotel schon im Buchungsprozess zu erleben. Sie vermittelt den Buchenden das Gefühl, bereits im online Buchungsprozess mit dem Hotel direkt zu kommunizieren.

Aktuell gewöhnt sich das Team im Hotel noch an teilweise neue Abläufe. Doch alle sind sich sicher, dass sie sich schnell an die neuen Prozesse gewöhnen werden.

Wir wollten wissen: „Würden Sie die Kombination aus Guestline und HotelNetSolutions auch Ihren liebsten Hotelkolleginnen und -kollegen empfehlen?“.

„Eindeutigen JA: Es ist das sich ergänzende Gesamtpaket mit einer riesigen Zukunft. Beide Unternehmen scheinen gewillt zu sein, zusammen zu wachsen und sich den Anforderungen im Markt zu stellen. Gerade in dieser schnelllebigen Zeit sind Offenheit für neue Prozesse zwingend. Auch immer wieder neue Tools, die auf den Markt kommen und den Hotelbetrieb bereichern, müssen angebunden werden und brauchen stabile Firmenbeziehungen. Dies scheint uns derzeit mit Guestline und HotelNetSolutions möglich.“

Wir möchten uns an dieser Stelle für die super angenehme Zusammenarbeit der letzten Jahre, aber auch im Zuge dieses Pilotprojektes, bei Claudia und Hartmut Wiese sowie dem gesamten Team in Quedlinburg bedanken. Wir freuen uns, solch tolle Kunden auf dem Weg zum Erfolg unterstützen zu dürfen und gemeinsam jeden Tag ein Stückchen besser zu werden. Genau das möchten wir in Zukunft weiter fortsetzen. Vielen Dank für das Vertrauen!

Zahlen, Daten & Fakten

Romantik Hotel am Brühl

47 Hotelzimmer im Hotel und 5 Suiten im Le Mariage
1 Restaurant und 1 Frühstücksraum im Hotel, zukünftig gibt es auch ein Fine Dining Restaurant im Le Mariage
3 Tagungsräume im Hotel für 4 bis 60 Personen, weitere Räumlichkeiten für Veranstaltungen im LeMariage (ebenfalls für bis zu 60 Personen)
1 Event Location
Ein Team bestehend aus 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Guestline

4 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Support (München)
Ca. 300 Schnittstellen
Fast 3.000 Hotelkunden (weltweit)
8-14 Tage ab Übermittlung aller einrichtungsrelevanter Daten bis Livegang (je nach Umfang)
40 Stunden Neukundenschulung

HotelNetSolutions